私の仕事のやり方をまとめてみた

最近は仕事がうまく回っている感じがあるので忘れないように今の仕事のやり方をまとめてみようと思いました。
自分用の内容となっています。

1.全体的な仕事のやり方

1.その日の定時になった時の成果を考える
まずは今日1日が終わったタイミングでの成果を考えます。
今日が終わった時点で何が終わっていて何ができていればいいのかということです。

2.成果物を作るために1時間あたりにどれくらいの進度で進んでいけばいいかを考える
成果物を作るためには1時間あたりでどれくらいの進度で進んでいけばいいいのか考えます。
できるだけ数値化していく事が大切です。
例えば30P書類を書く場合は、1日8時間とすると、
30÷8=3.75 →4
のように考えて1時間あたり、4P終わらせるようにして進めていきます。

3.スケジュールとして書き出す
1時間あたりの進度が決まったら、あとはいつやるかを具体的に決めていくだけです。
例)
10:00~11:00 AAA
11:00~12:00 BBB
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2.相談するタイミング

作業を進めているとなんらかのトラブルや難題にぶつかったりで、作業が遅れる場合があります。
その場合はよく早目に相談する事と言われます。
しかし早目ってどれくらい？ということを事前に決めておかないと後回しになってダラダラしてしまいます。
私の基準としては作業が1時間以上遅れて取り返せなくなったら報告すると決めています。
間違っても定時前後にならないようにしましょう。

3.相談の時の言葉について

作業が遅れて進捗が悪いと、相談はしにくいものです。
その時の相談の時の言葉というものを選ばなければ、評価が下がる事につながる可能性があります。
そのため場合により使う言葉を切り替えていきます。

1.トラブルのせいで遅れている場合
「Aの作業についてですが、Bという問題が発生したためC分遅れます。」
トラブルのせいで遅れている場合は、素直にその旨を報告します。

2.難題にぶつかって遅れている場合
「Aの作業についてですが、Bという解決に時間がかかる問題があり、作業が遅れています。また、あとC時間がかかりそうです。」
この場合あとどれくらい時間があれば、解決できそうなのかまで考えておく必要があります。
Cという時間はできる限り多く取っておくのがポイントです。

3.特に外部的要因ではなく作業が遅れている場合
「Aの作業についてですが、納得いく品質ではなくもう少し品質を上げたいので時間をいただけますか。」
特に要因がなく、なんとなく作業が遅れてしまう場合があります。
作業が遅れている原因は必ず何かあるはずですが、それを説明できない場合もあると思います。
そういう場合、何も言わず遅れていますとだけいうと本人がただ悪いような印象を与えてしまいます。
そのため、遅れているというのを質を上げる事にして時間を確保する方向に持っていきます。

4.進捗報告の仕方について

1.今日の作業予定・予定の進捗を話す。
「今日の作業はAという作業をB%進める予定でした。」

2.今日の作業実績と進捗を話す。遅れているのか進んでいるのか、予定通りなのかをはっきりという。
「作業の実績はAという作業を進めていて、B%の進捗です。進捗は予定通りです。」

3.次の日の予定を話す。
「明日はAの作業をB%やる予定ですが、それでよろしいですか。」

5.他の人の進捗を聞き出す

他の人の進捗を聞く場合、進捗はどうですかと言ってききだすと、焦らされている感じがします。
なのでそのような時は、
「調子はどうですか?」
と話しかけるようにするといいです。

仕事のやり方はこんな感じです。
もっと効率的にできるように改善していきたいと思います。